إدارة العلاقات العامة والتسويق

الرؤية :

تطوير وتنفيذ نشاطات العلاقات العامة والتسويق والأنشطة الإعلامية والمبادرات للكليات

الرسالة :

ترويج صورة جيدة للكليات، ككليات تطمح للنمو والتميز ورائدة على المستوى الإقليمي والعالمي

الأهداف :

  1. تقوية حضور فعاليات العلاقات العامة  داخل المملكة وخارجها

  2. الترويج للتخصصات والخدمات، وذلك من خلال نشاطات العلاقات العامة والتسويقية والإعلامية المختلفة

  3. رعاية البرامج والأحداث الهامة ورعاية المبادرات وبرامج المسؤولية المجتمعية.

**********************************************************

سياسات الإدارة

أولا:  قسم العلاقات العامة:

  • أهداف وبرامج العلاقات العامة يجب أن تحقق الإستراتيجية العامة لكليات المعرفة.

  • الخطط والمبادرات والنشاطات تخضع للتحسين المستمر بعد المراجعة الدورية للأداء وقياس النتائج لتحقيق العائد والأثر المستهدف.

  • الإدارة مسؤولة عن بناء الهوية الخاصة بالكليات والمحافظة عليها ورفض أي تعديل غير متفق معها.

  • كل أعمال التصميم والإخراج الفني للهوية يتم تحت إشراف الإدارة.

  • يجوز تخصيص بعض الفعاليات المستقلة عن نشاط الكليات الرئيسي بهوية خاصة "وذلك بعد أخذ الموافقة".

  • الجمهور المستهدف للإدارة هم الجمهور الداخلي من منسوبي الكليات وأسرهم والتنسيق مع وكالة وإدارة شؤون الطلاب "كلا الشطرين"، والجمهور الخارجي مثل طلاب وطالبات المرحلة الثانوية وخريجي الدبومات من داخل المملكة بشكل أساسي وخارجها إذا دعت الحاجة.

  • دعوة أصحاب السمو والمعالي والدبلوماسيين والمسؤولين يجب أن تنسق مسبقاً مع مكتب سعادة المشرف العام، ويصدر منه دعوة رسمية، وله أن يفوض من يرى لاستقبالهم.

  • اعتماد تنظيم الأحداث والمناسبات الخاصة بالكليات والترتيبات المتعلقة بالزوار المحليين والمستضافين من الخارج من حيث الاستقبال والمواصلات والترتيبات الخاصة تتم بموافقة مدير الإدارة والتنسيق مع سعادة مدير عام الإدارة العامة.

  • ورش العمل والاجتماعات التي تمثل الكليات وبحضور سعادة رئيس مجلس الأمناء أو سعادة المشرف العام تتم من خلال إدارة العلاقات العامة والتسويق، أما الورش التدريبية والاجتماعات الثنائية التي تنظمها الكليات الأخرى أو الوكالات والإدارات كجزء من مهامها يتم تنظيمها عن طريقها مباشرة بالتنسيق مع الإدارة والإدارات المعنية.

  • يجب التنسيق المسبق وبوقت كاف مع الكليات والوكالات والإدارات المختلفة لمعرفة احتياجاتهم في ما يتعلق بنشاطات العلاقات العامة مثل المناسبات العامة والاحتفالات الرسمية والزيارات الرسمية.

  • كل ما يتعلق باللوحات داخل وخارج الكليات وبالخصوص ما يحمل شعار الكليات تنفذ عن طريق إدارة العلاقات العامة والتسويق والتنسيق مع إدارة الشؤون الفنية والمشتريات.

  • الإدارة معنية بالتصوير الفوتوغرافي وأرشفة الصور الرسمية.

  • الإدارة معنية بكل ما ينتج وينشر من أفلام رسمية وعليها حفظ كل المواد الأولية وهي المسؤولة عن التصريح للجهات الأخرى بالتصوير.

**********************************************************

ثانيا : قسم التسويق

  • إجراء أبحاث وتحليل للأسواق قبل وضع خطة التسويق أو التسعير أو التوسع

  • إدارة الهوية وتطويرها ونشر الوعي عنها

  • توحيد تصاميم البرامج والحملات الإعلانات

  • إختيار الهدايا الدعائية

  • زيادة وعي وإستقطاب الفئة المستهدفة لكليات المعرفة.

  • التنسيق مع وكالة الشؤون الأكاديمية ووكالة القبول والتسجيل وشؤون الطلاب لتحديد التخصصات التي يجب على الكليات تسويقها.

  • يجب القيام بقياس فاعلية خطط وبرامج التسويق والبرامج الإعلامية والترويجية والاستراتيجيات والعمل على تطويرها.

  • يجب تقييم الندوات والمعارض التي تعقد في المملكة وفي الدول الأخرى وفق المعايير التالية:

    • عدد العارضين لا يقل عن 30 جهة

    • عدد الزوار في المعرض السابق لا يقل عن 500 زائر باليوم

    • تكلفة المشاركة: يفضل أن تكون رعاية مجانية

    • بلد المعرض: يجب أن يكون جمهور العرض يحقق أهداف مدن التسويقية

  • الاهتمام الأكبر في تسويق التخصصات الأقل إقبالاً والتعريف بها للمجتمع عامة والفئة المستهدفة.

  • يجب انشاء قاعدة معلومات عن المؤسسات التعليمية والمؤسسات التي تتعامل معها الادارة والإعلاميين وكبار المسؤولين، وتحديثها كل ثلاثة أشهر.

  • الرعايات التي تورد لفعاليات الكليات لا تصرف إلا على الفعالية ويجب تحقيق كل الوعود التي قدمت للرعاة  مقابل كل فئة من الرعاية.

  • لا يجوز لموظفي الإدارة تلقي نسب مقابل جمع الرعايات إلى بموافقة المشرف العام الرسمية، ولإدارة العلاقات العامة والتسويق التعاقد مع مسوقين من الوكالات المتخصصة مقابل نسبة من الإيرادت وفق عقد معتمد من المشرف العام.

  • يفضل أن تتولى الإدارة الإشراف على الشركة المسوقة في مهام الصرف على المناسبة وفق الميزانية المعتمدة للمناسبة وتسليم الكليات الفائض من الرعاية.

**********************************************************

ثالثاً: قسم الإعلام:

  • مراجعة وإعداد وإدارة المحتوى المتاح للجمهور الداخلي والخارجي  من مطبوعات أو محتوى إلكتروني.

  • لا يسمح لأحد من منسوبي الكليات التصريح لوسائل الإعلام المسموعة والمرئية والمطبوعة والإلكترونية إلا لصاحب الصلاحية والمخول بذلك وهم : سعادة رئيس مجلس الأمناء، سعادة المشرف العام، ومن يصرح لهـ / ــا بالموافقة من قبل سعادة المشرف العام كـالوكلاء أو العمداء أو المدراء، وللمشرف العام أن يحدد متحدثـ / ــة رسمي للكليات.

  • أي مادة تعد للطباعة أو النشر تجاز عن طريق مدير إدارة العلاقات العامة والتسويق – وفقاً للصلاحيات المعتمدة من سعادة رئيس مجلس أمناء الكليات.

  • كل التعاقدات ومذكرات التفاهم مع الجهات المختلفة ووسائل الإعلام والاتصال يجب التنسيق المسبق مع الإدارة حولها.

  • لا تنظم مؤتمرات صحفية إلا بموافقة المشرف العام.

  • إدارة العلاقات العامة والتسويق هي الجهة المسؤولة عن إدارة حسابات التواصل الاجتماعي على الانترنت.

  • قبل إطلاق الحملات الإعلامية والإعلانات والدعايات وتنفيذها يجب إعداد خطة التكلفة المقدرة وتحديد الأهداف وطرق قياس النتائج.

  • الإدارة مسؤولة عن إعداد وإصدار مجلة أو صحيفة دورية أو فصلية مطبوعة أو إلكترونية ولها أن تستعين بالجهات المتخصصة مقابل المشاركة في إيرادات الإعلانات.

  • يجب رصد ما يكتب عن الكليات يومياً، وتزويد سعادة مجلس الأمناء وسعادة المشرف العام والتنفيذيين بتقرير  إلكتروني.

  • يجب العمل على الحفاظ على صورة وسمعة الكليات الإيجابية لدى المجتمع والفئة المستهدفة والإعلاميين.

  • لا يسمح بتقديم هدايا خاصة للإعلامين.

**********************************************************

رابعاً: وحدة المبادرات:

  • الوحدة معنية بإستحداث وتطوير وتنفيذ البرامج المجتمعية من خلال بناء الشراكات مع المؤسسات الحكومية والأهلية للكليات وحث تنظيم برامج للمجتمع تخدم الفئة المستهدفة للكليات.

  • الوحدة تتولى الإشراف على إستحداث مصادر للدخل أو التوفير للكليات.

  • السعي إلى بناء ثقافة معرفية ورائدة للإبتكار لدى النشأ عبر مشاريع مستحدثة.

  • الهدايا التي توزع للعملاء يجب الموافقة عليها من صاحب الصلاحية .

الجهات التي تدعم من ميزانية الكليات للمبادرات الاجتماعية تخضع للمعايير المعتمدة

**********************************************************

خامساً: سياسات عامة:

  • الاهتمام بجودة وحسن إعداد وكتابة التقارير والوثائق المتعلقة بالإدارة وحفظها إلكترونيا.

  • يجب إدخال المهام والمشاريع في جدول متابعة المهام والمشاريع وتحديثها أسبوعيا.

  • كل موظفــ / ــة يستقبل بريد واتصالات هاتفية يجب عليه توثيقها وسرعة الإجابة عليها مع إشعار مدير الإدارة بالمهم منها.

  • على جميع موظفي الإدارة القيام بالأعمال المكتبية مثل إرسال فاكس إلكتروني، حفظ الملفات وأرشفتها والمراسلات وتحديث محتوى الموقع بحيث يكون هناك بديل لكل أخصائيـ / ــة أو مسؤولــ /  ـــة.

  • يتم متابعة المهام الأسبوعية بين مشرفــ / ـــة القسم وموظفيهــ /  ـــا ثم مع مدير الإدارة.

  • تحديث موقع الإدارة على الشبكة الداخلية "بعد إستحداثها" وتحديث بياناتها بشكل مستمر مسؤولية الجميع.

  • لا يسمح بتأخير مستحقات الموردين أكثر من 48 ساعة من تاريخ استلامها في الإدارة ويجب سرعة إحالتها إلى الإدارة المعنية بالصرف أو التعميد عن طريق النظام أو الإجراءات المتبعة.

  • مستودع الإدارة يضم الهدايا والمطبوعات وغيرها ويجب توثيق كل ما يورد أو يصرف من خلال المسؤولـ / ــة المكلفـ / ــة بها.

**********************************************************

مهام الأقسام

قسم العلاقات العامة :

  • الإعداد لخطط المناسبات والاحتفالات الرئيسية والإشراف عليها

  • الإشراف على استقبال الوفود الرسمية

  • الإشراف على القاعات الرسمية والرئيسية للمناسبات

  • الإشراف على إدارة مكتب الإستقبال بالكليات

  • الإشراف على إصدار مطبوعات الكليات الرسمية وتوزيعها

  • الإشراف على نشرات الكليات الداخلية

  • الإشراف على وضع الإعلانات في الكليات

  • الإشراف على التواصل مع الجهات الإعلامية

  • الإشراف على تنسيق وتوفير الضيافة اللازمة والمستلزمات الرئيسية للكليات - حسبب تخصص الإدارة

  • الإشراف على فريق عمل وإعداد تقرير الإنجاز السنوي للكليات - حسبب تخصص الإدارة

  • الإشراف على مبادرة مزايا المعرفة

  • الإشراف على القيام بأي أعمال أخرى مكلفة في مجال التخصص

  • أرشفة الوثائق

  • تحديث بيانات المسؤولين والإعلاميين

  • إدخال طلبات الشراء ومتابعتها والتنسيق مع المشتريات

  • متابعة المطالبات المالية

  • توثيق المناسبات والأحداث وأرشفة الصور والمواد وتحديثها

  • تحديث ومتابعة جدول المهام والمشاريع

  • مسؤول المستودع

**********************************************************

قسم التسويق :

  • إعداد خطط التسويق والحملات الإعلانية

  • إدارة الهوية وتطويرها ونشر الوعي عنها

  • إستقطاب الفئة المستهدفة عبر الوسائل المتاحة وتطويرها

  • تقييم وتنفيذ المعارض للمشاركات المحلية والدولية

  • إقتراح وطلب عروض أسعار الهدايا الدعائية

  • قياس فاعلية خطط وبرامج التسويق والبرامج الإعلامية والترويجية والاستراتيجيات

  • تسويق التخصصات الأقل إقبالاً

  • دراسات أولية عن التخصصات الجديدة

  • إعداد وإدارة قاعدة البيانات وتطويرها

  • إستقطاب وإدارة الرعايات

  • الإشراف على فريق التصميم

  • القيام بأي أعمال أخرى مكلفة في مجال التخصص

**********************************************************

قسم الإعلام  :

  • الرد على الصحفيين والقنوات

  • إعداد الحوارات الصحفية

  • إعداد بيانات صحفية عن الكليات

  • الإشراف على إصدار مطبوعات الكليات الرسمية وتوزيعها

  • الإشراف على نشرات الكليات الداخلية

  • الإشراف على التواصل مع الجهات الإعلامية

  • إعداد بيانات وتقارير عن المناسبات والمشاريع

  • نشر الإعلانات وحجز الصفحات

  • الإعلام الجديد (إدارة التواصل الاجتماعي والموقع الإلكتروني)

  • التواصل مع الوكالات والوسائل الإعلامية

  • القيام بأي أعمال أخرى مكلفة في مجال التخصص

**********************************************************

 

وحدة المبادرات

  • مزايا المعرفة

  • الطريق إلى المعرفة

  • دعم الجهات الخيرية

  • تنظيم بعض الفعاليات الاجتماعية

  • القيام بأي أعمال أخرى مكلفة في مجال التخصص

**********************************************************

فريق العمل:

 

"شطرا الطلاب"

  • رائف ابراهيم الملحم – مدير العلاقات العامة

  • أ . أحمد تيسير غيبة - مشرف العلاقات العامة

  • عبدالكريم الموسى  - أخصائي إداري

  • أ . أحمد ابراهيم الغنام – أخصائي إعلام

  • أ . حمد خلف الرويضان – أخصائي تسويق

 

" شطر الطالبات "

  • أ . فرح الزير - مشرفة العلاقات العامة

  • نورة المقبل - أخصائية علاقات عامة

**********************************************************

التواصل :

ايميل التواصل الموحد لإدارة العلاقات العامة :

pr@mcst.edu.sa